Mỗi một cá nhân khi tham gia bảo hiểm xã hội đều được cấp 1 sổ BHXH để theo dõi quá trình tham gia BHXH. Bài viết hôm nay sẽ bật mí 5 điều cần biết khi sử dụng sổ bảo hiểm xã hội để người lao động (NLĐ) có thể hưởng các chế độ bảo hiểm tối đa, bảo vệ quyền lợi của mình khi làm hồ sơ giấy tờ nhận trợ cấp.
Sổ bảo hiểm xã hội là gì? một số vấn đề NLĐ cần lưu ý
1. Sổ bảo hiểm xã hội là gì?
Đối với người tham gia vào hệ thống Bảo hiểm xã hội (BHXH) tại Việt Nam đều sẽ được cấp 1 cuốn sổ BHXH với bìa xanh có ghi mã số định danh tham gia BHXH của cá nhân đó. Vậy sổ BHXH dùng làm gì?
Theo đó, Sổ bảo hiểm xã hội dùng để ghi chép quá trình tham gia BHXH và là căn cứ để giải quyết chế độ BHXH cho người tham gia theo quy định của pháp luật. Mỗi sổ BHXH có một mã số riêng và duy nhất được cấp từ cơ quan bảo hiểm xã hội.
Những thông tin trong sổ BHXH bao gồm:
-
Thông tin của người tham gia BHXH.
-
Quá trình đóng và hưởng BHXH.
-
Xác nhận của cơ quan BHXH về các quyết định đóng và hưởng BHXH
Mỗi cá nhân sẽ có một số sổ BHXH duy nhất, và có 1 mã BHXH duy nhất quá trình tham gia các loại bảo hiểm và các chế độ, chính sách được hưởng trọn đời. Người tham gia bảo hiểm chỉ cần cung cấp mã số này sẽ được hưởng các chế độ của BHXH trên toàn quốc.
2. 05 vấn đề về sổ bảo hiểm xã hội được nhiều người quan tâm
Khi sử dụng sổ BHXH có rất nhiều người lao động không biết về những quy định đặc biệt, áp dụng đối với sổ BHXH vì vậy mà họ thường gặp khó khăn khi làm thủ tục xét chế độ hưởng BHXH hoặc khiến họ bị giảm đi lợi ích.
2.1 Vẫn có trường hợp lao động có 2 sổ bảo hiểm
Thực tế về nguyên tắc mỗi người chỉ có duy nhất 1 sổ BHXH, quá trình tham giai BHXH sẽ được lưu lại toàn bộ trong sổ. Tuy nhiên, vì nhiều lý do mà một số trường hợp người lao động có 2 sổ bảo hiểm xã hội dẫn tới quá trình tham gia BHXH không được phản ánh đầy đủ, chính xác, dễ bỏ sót quyền lợi và tính nhầm mức hưởng.
Người lao động có 2 sổ BHXH phải làm thủ tục gộp sổ.
Cách giải quyết đối với trường hợp này là NLĐ phải làm thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội theo quy định tại Điều 27, Quyết định 595/QĐ-BHXH ban hành ngày 14/4/2017.
Hồ sơ gộp sổ BHXH bao gồm:
-
Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS: Đối với người lao động);
-
Sổ BHXH (Tất cả các sổ mà người lao động có);
-
Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS: Đối với doanh nghiệp).
NLĐ thực hiện nộp hồ sơ cho người sử dụng lao động nơi mình đang làm việc hoặc có thể nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH nơi mình đang tham gia BHXH. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định hoặc không quá 45 ngày (trường hợp cần xác minh quá trình đóng BHXH) NLĐ được cấp sổ BHXH mới.
2.2 Người lao động không thể tự chốt sổ BHXH
Rất nhiều NLĐ cho rằng mình có thể tự chốt sổ bảo hiểm xã hội tuy nhiên suy nghĩ này hoàn toàn sai. NLĐ không thể tự chốt sổ bảo hiểm cho mình, quyền chốt sổ BHXH thuộc về người sử dụng lao động.
Căn cứ theo quy định tại Khoản 3, Điều 47, Bộ luật Lao động năm 2012 thì Người sử dụng lao động phải có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ BHXH cùng những giấy tờ liên quan khác đã giữ lại của người lao động khi họ nghỉ việc.
Chỉ người sử dụng lao động và cơ quan BHXH mới được chốt sổ BHXH.
Ngoài ra tại Khoản 5, Điều 21, Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 ghi rõ:
“Người sử dụng lao động phối hợp với cơ quan BHXH trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng BHXH khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật”.
Như vậy, khi chấm dứt hợp đồng làm việc, NLĐ muốn chốt sổ BHXH buộc phải yêu cầu người sử dụng lao động thực hiện hoặc đề nghị cơ quan BHXH nơi NLĐ tham gia đóng BHXH chốt sổ.
2.3 Tuyệt đối không được tẩy, xóa, sửa chữa nội dung đã ghi trên sổ BHXH
Đối với nội dung trên sổ BHXH, NLĐ hoặc người sử dụng lao động tuyệt đối không được tẩy xóa làm sai lệch thông tin trên sổ. Cách xử lý đối với các trường hợp sai thông tin trên sổ BHXH thì NLĐ hoặc người sử dụng lao động sẽ làm thủ tục điều chỉnh hồ sơ và thu hồi sổ BHXH theo quy định của pháp luật.
Ngoài ra các trường hợp cố tình sửa chữa làm sai lệch nội dung ghi trên sổ BHXH có thể bị phạt hành chính từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng theo quy định tại Điều 39, Nghị định 28/2020/NĐ-CP ban hành ngày 1/3/2020.
2.4 Người lao động được quyền giữ sổ BHXH
Theo quy định tại Khoản 2, Điều 18, Luật Bảo hiểm xã hội 2014 thì người lao động được quyền quản lý sổ BHXH của mình. Việc NLĐ giữ sổ BHXH góp phần giúp NLĐ nắm rõ được quá trình đóng BHXH của mình, nếu có sai sót khi ghi sổ NLĐ kịp thời làm thủ tục để điều chỉnh.
Người lao động được quyền giữ sổ BHXH.
Tuy nhiên, khi giữ sổ BHXH, NLĐ phải bảo quản sổ tốt, không để mất, bị rách, hoặc các thông tin trên sổ bị mờ, nhòe không rõ ràng. Khi giữ sổ NLĐ sẽ thực hiện các thủ tục vấn đề liên quan đến sổ BHXH trực tiếp với cơ quan bảo hiểm xã hội mà không qua người sử dụng lao động.
2.5 Khi làm mất sổ BHXH NLĐ phải làm gì?
Người lao động mất sổ BHXH do thiên tai, hỏa hoạn hoặc thất lạc, phải thông báo với cơ quan BHXH để được cấp lại sổ BHXH đảm bảo quyền lợi cho mình.
Hồ sơ và thủ tục cấp lại sổ BHXH được quy định tại Điều 27 và Điều 29, Quyết định 595/QĐ-BHXH ban hành ngày 14/4/2017 bao gồm:
-
Về hồ sơ: Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
-
Về thủ tục: NLĐ nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH, cơ quan BHXH có trách nhiệm cấp lại sổ trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Trong thời hạn 45 ngày, nếu phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi NLĐ từng làm việc thì cơ quan BHXH phải có văn bản thông báo cho NLĐ.
Qua chia sẻ 5 điều cần biết khi sử dụng sổ bảo hiểm xã hội của BHXH điện tử hy vọng có thể giúp NLĐ nắm rõ hơn khi giữ sổ và sử dụng sổ BHXH. BHXH điện tử eBH là địa chỉ tin cậy tư vấn các nghiệp vụ liên quan đến BHXH cho NLĐ, các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh. Số Hotline tư vấn và hỗ trợ khách hàng: 1900558873 hoặc 1900558872 hoạt động 24/7.
Hỏi đáp >>> Những vấn đề thường gặp liên quan đến sổ bảo hiểm xã hội
