Bất cứ ai làm việc trong ngành kế toán tài chính đều quá quen thuộc với khái niệm Ledger Account. Nếu nhân viên kế toán là người không thể thiếu trong bộ máy tài chính của doanh nghiệp thì Ledger Account cũng chính là thứ quan trọng số một đối với nhân viên kế toán. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn hiểu Ledger Account là gì và những đặc trưng, vai trò quan trọng của nó trong ngành tài chính!
1. Ledger Account là gì?
Sổ cái tài khoản là thứ không thể thiếu đối với nhân viên kế toán
Nói dễ hiểu thì Ledger Account là Sổ cái tài khoản – thứ không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Nhân viên kế toán sẽ ghi chép rõ ràng, đầy đủ toàn bộ quá trình giao dịch như thu, chi, nợ của công ty với khách hàng, đối tác theo theo từng thời kỳ, từng thời điểm, từng giai đoạn.
2. Sổ cái kế toán có tác dụng gì?
Sổ cái tài khoản giúp đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp
Sổ Cái tài khoản dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán nhất định theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp.
Đọc hiểu được sổ cái tài khoản sẽ nắm được tình hình tài sản của doanh nghiệp đó, nguồn vốn là bao nhiêu, hoạt động sản xuất kinh doanh có ổn định không.
Trong sổ cái tài khoản phải có đầy đủ các phần sau: Ngày tháng ghi sổ; Số hiệu và ngày tháng chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi vào số; Các dữ liệu tài chính phát sinh; Số tiền ghi bên “Nợ” hoặc bên “Có” của tài khoản.
Cuối mỗi kỳ, những số liệu trong sổ cái sẽ được tổng hợp lại để so sánh, đối chiếu với các số liệu thống kê xem có sự chênh lệch, sai sót gì hay không. Ngày nay, nhiều công ty không chỉ ghi chép sổ cái bằng hình thức viết tay nữa mà còn dùng máy tính nhằm hạn chế sai sót và mang lại tính chuẩn xác cao hơn.
Đặc biệt, việc ghi chép, lưu trữ dữ liệu trong sổ cái phải tuân theo quy định của pháp luật. Bởi những thông tin giao dịch của doanh nghiệp có liên quan trực tiếp đến các loại thuế mà doanh nghiệp và nộp cho nhà nước. Đây cũng là căn cứ để đưa ra con số chính xác mà mỗi doanh nghiệp phải nộp thuế là bao nhiêu.
3. Cách lập sổ cái tài khoản
Cách lập sổ cái tài khoản
Cột A – Ngày tháng ghi sổ: Đây là ngày hạch toán ghi sổ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Cột B & Cột C – Số hiệu & Ngày tháng chứng từ: Đây là số hiệu chứng từ kế toán và ngày tháng ghi trên chứng từ kế toán, làm căn cứ để hạch toán ghi sổ kế toán.
Cột D – Diễn giải: Dùng để khái quát nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đã được phản ánh trên chứng từ kế toán.
Cột E – Tài khoản đối ứng: Là tài khoản đối ứng với các tài khoản tổng hợp cần lập sổ.
Cột chỉ tiêu 1: Số phát sinh ghi bên nợ của các tài khoản kế toán tổng hợp.
Cột chỉ tiêu 2: Số phát sinh ghi bên có của các tài khoản kế toán tổng hợp.
Danh mục các tài khoản kế toán tổng hợp
Hai cột cuối cùng: Kế toán sử dụng công thức và đẩy dữ liệu từ sổ nhật ký chung sang sổ cái tài khoản.
Mỗi công ty khác nhau đều sẽ có những đặc điểm khác nhau, thế nên cách ghi chép và thành lập sổ cái đôi khi cũng khác đôi chút. Nhân viên kế toán sẽ căn cứ vào quy mô sản xuất, tình hình kinh doanh của doanh nghiệp mình để lập sổ cái kế toán cho phù hợp.
4. Tại sao lại phải sử dụng sổ cái tài khoản?
Sổ cái tài khoản đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận hành doanh nghiệp
Luật pháp quy định, cuối mỗi kỳ các doanh nghiệp đều phải làm báo cáo tài chính. Và dữ liệu trong sổ cái tài khoản là căn cứ chính xác và cụ thể nhất để có thể làm báo cáo.
Sổ cái tài khoản có thể phản ánh chính xác việc một doanh nghiệp đang đi lên hay đi xuống, làm ăn lỗ hay lãi, qua đó giúp Ban quản trị đánh giá chính xác tình hình công ty. Từ đó có thể vạch ra các kế hoạch phát triển và thay đổi kịp thời.
Giúp phát hiện những khoản thu chi bất thường, kịp thời ngăn chặn những tình huống xấu gây hại cho doanh nghiệp.
Làm căn cứ để tính thuế phải nộp cho ngân sách nhà nước. Đây là nghĩa vụ và quyền lợi của mỗi doanh nghiệp hoạt động trong khuôn khổ pháp luật và được pháp luật bảo hộ.
5. Các hình thức ghi sổ cái kế toán
Sổ cái tài khoản phù hợp với các công ty vừa và nhỏ
Tổng số phát sinh ở Sổ Nhật ký = Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các tài khoản = Tổng số phát Có của tất cả các tài khoản
Tổng số dư Nợ của các Tài khoản = Tổng số dư Có của các tài khoản
- Hàng ngày
Để ghi sổ cái kế toán theo hình thức hàng ngày, kế toán phải xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có. Nhân viên kế toán sẽ dựa vào bảng tổng hợp chứng từ.
- Cuối kỳ
Nhân viên kế toán sẽ tổng hợp số liệu kinh tế phát sinh đến cuối kỳ thông qua cột “Nợ” và cột “Có” của từng phần trong tài khoản. Số dư cuối kỳ được tính dựa trên số dư đầu kỳ và số phát sinh trong kỳ.
6. Ưu nhược điểm của sổ cái tài khoản
- Ưu điểm
– Giúp sổ kế toán gọn nhẹ hơn vì tất cả tình hình kinh tế lẫn nghiệp vụ kế toán phát sinh đều phản ánh trên Sổ cái tài khoản.
– Hạn chế hiện tượng ghi trùng lặp các nghiệp vụ.
– Dễ kiểm tra, đối chiếu nếu xảy ra sai sót.
- Nhược điểm
Sổ cái tài khoản cũng có nhược điểm là không phù hợp với những đơn vị có quy mô lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đa dạng về loại nghiệp vụ. Chính vì vậy việc phân chia công việc để làm sổ cái cũng gặp không ít khó khăn.
Chính vì vậy sổ cái tài khoản phù hợp với các đơn vị có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh và ít lao động kế toán. Hy vọng bài viết đã đem lại thông tin hữu ích cho bạn đọc. Chúc các bạn thành công.
Có thể bạn muốn xem: #1 Chứng Chỉ ACCA Là Gì? Học Chứng Chỉ ACCA Để Làm Gì?
Kết nối với chúng tôi tại đây: https://www.facebook.com/sapp.edu.vn/
