Trong cuộc sống hiện đại tất bật, thư điện tử đã trở nên phổ biến và thay thế thư truyền thống. Bài viết này của Vietnix sẽ giúp bạn hiểu lợi ích của thư điện tử là gì khi so sánh với thư truyền thống. Điều này sẽ giúp bạn biết vì sao thư điện tử lại trở nên phổ biến như vậy đấy.
Thư điện tử là gì?
Khái niệm thư điện tử
Thư điện tử hay Email (còn được gọi là Electronic mail) đơn giản là loại thư được chuyển, nhận thông qua mạng internet. Hiện tại, đây là hình thức chuyển thư được sử dụng ở mọi cơ quan, doanh nghiệp nhờ tính tiện dụng, tốc độ nhanh chóng.
Chỉ với một chiếc máy tính, điện thoại thông minh có internet, bạn đã có thể truy cập vào hòm thư. Từ đó, tiến hành gửi/nhận thư để làm việc, học tập mọi thời điểm.
Yêu cầu chung để sử dụng thư điện tử
Nếu muốn sử dụng thư điện tử, bạn cần có một phần mềm chuyên dụng. Chúng sẽ hỗ trợ bạn dùng thư dạng chữ, hình ảnh, clip,… Đây chính là điều mọi người cần biết khi sử dụng smartphone để gửi, nhận thư điện tử.
Với tài khoản và một phần mềm phù hợp, bạn có thể sử dụng thư điện tử. Từ đó, nhận thông tin, liên lạc với người quen, đối tác một cách vô cùng hữu hiệu.
Những phần mềm gửi thư điện tử nổi bật
Nhằm đáp ứng nhu cầu của người dùng hiện đại, rất nhiều phần mềm gửi thư điện tử đã được ra đời. Nổi bật nhất có thể kể tới Gmail, Microsoft Outlook, Yandex Mail,…
Với các doanh nghiệp, họ thường dùng các chương trình email marketing để tiếp cận lượng lớn khách hàng. Đồng thời phản hồi giao dịch, nuôi dưỡng và xây dựng các tệp khách hàng của mình một cách hiệu quả.
Lợi ích của thư điện tử là gì so với thư thông thường
Dễ dàng nhận thấy, thư điện tử gần như thay thế hoàn toàn thư tay truyền thống. Dưới đây là những lợi ích tuyệt vời thư điện tử mang lại để nhận được lòng tin của người dùng toàn cầu.
1. Rút ngắn thời gian, khoảng cách của việc gửi, nhận thư
Khi gửi thư truyền thống, mọi người sẽ mất rất nhiều thời gian để ra bưu điện gửi, chờ thư được dịch vụ chuyển đi. Thời gian để nhận một lá thư tay ngắn nhất cũng là 1 ngày và dài nhất có thể lên tới hàng tháng.
Lợi ích của email so với thư thông thường là thời gian chờ đợi sẽ được xóa bỏ. Chỉ vài giây sau khi thư được gửi, người nhận sẽ đọc được thư ngay lập tức nếu kết nối mạng. Bạn có thể gửi thư cho bất cứ ai trên thế giới, mọi nơi, mọi lúc mà không sợ thư bị thất lạc, hư hỏng do vận chuyển.
Chính vì vậy, thư điện tử tạo ra một luồng giao tiếp không bao giờ ngắt quãng. Chính nhờ email, các dịch vụ gửi thư hỏa tốc đã thực sự thất sủng trên toàn thế giới trong những năm gần đây.
2. Có thể gửi thư cho nhiều người một cách đơn giản
Nếu có ý định gửi thư tay cho 10 người, chắc chắn bạn sẽ mất rất nhiều thời gian. Công việc viết, soạn thảo hay thậm chí photocopy thư tay cũng thực sự là một vấn đề mệt mỏi.
Với việc gửi thư điện tử, việc này trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Chỉ cần một click chuột vào nút “Chuyển tiếp” là đủ để bạn tiến hành gửi thư cho một người khác. Từ đó, hoàn thành công việc nhanh chóng hơn rất nhiều, tiết kiệm chi phí so với cách gửi thư thông thường.
3. Tiết kiệm chi phí cho quá trình chuyển thư
Khi gửi thư theo hình thức truyền thống, quy trình gửi thư cụ thể sẽ như sau:
- Người gửi mang thư đến bưu điện.
- Thư được đưa từ bưu điện đến nơi tập kết thư, bưu phẩm.
- Gửi đến bưu điện nơi người nhận sinh sống.
- Bưu tá phân loại, mang thư đến đúng địa chỉ.
Trong trường hợp người gửi/người nhận nằm ở những nơi xa xôi cách trở, dịch vụ bưu điện sẽ gặp nhiều vấn đề để tiếp cận. Từ đó, khiến chi phí vận chuyển, giao thư tăng lên rất nhiều.
Với email, việc này sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều khi khoảng cách không còn là vấn đề. Chỉ cần bạn có thiết bị được kết nối internet, bạn có thể gửi thư từ bất kỳ đâu, bất kỳ thời điểm nào và cho bất kỳ ai.
4. Không mất nhiều thời gian cho việc viết thư
Nhìn chung, việc viết thư tay mất khá nhiều thời gian. Với email, bạn sẽ không cần thời gian viết tay, chuẩn bị phong bì, trang trí thư như trước. Việc phải đi ra bưu điện, nhận thư/gửi thư cũng được loại bỏ hoàn toàn. Thay vì vậy bạn chỉ cần một cú click chuột cực kỳ tiết kiệm thời gian mà thôi.
Với những email chuyên nghiệp cho công việc, bạn còn có thể chọn mẫu thư sẵn. Hiện tại có nhiều website cung cấp những mẫu này cho bạn thoải mái lựa chọn.
>> Xem thêm: Chữ ký email là gì? Cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp nhất cần nên biết
5. Chứa nhiều nội dung khác nhau trong 1 lần gửi
Để gửi nhiều thông tin trong một lá thư tay, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian chuẩn bị. Đặc biệt là khi muốn gửi kèm tranh ảnh, thư dài.
Thay vì vậy, email gần như không giới hạn nội dung trong một lần gửi. Thậm chí bạn còn có thể gửi file âm thanh, hình ảnh, video clip… Tất cả trong một lá thư là điều hoàn toàn có thể, vô cùng dễ dàng.
Hãy tạm biệt những tập hồ sơ dày cộp, những lá thư nặng nề. Bạn sẽ có được một email xúc tích, đầy đủ thông tin mà không hề phải tính toán nữa.
6. Tính bảo mật của thư điện tử rất cao
Khi sử dụng thư điện tử, mọi người đều cài một mật khẩu cho riêng mình. Ngoài ra, nhà cung cấp cũng tiến hành tạo ra những lớp bảo mật riêng để phục vụ người dùng của mình thật tốt.
Khả năng bị mất cắp thông tin, xâm phạm quyền riêng tư của thư điện tử là rất thấp. Chính vì vậy các doanh nghiệp luôn tin tưởng, sử dụng loại thư này thay thế cho thư tay truyền thống.
7. Lợi ích của thư điện tử là gì: Không lo thất lạc thư
Ai từng viết thư tay đều hiểu nguy cơ thất lạc thư, bị hoàn thư là điều thường xuyên xảy ra. Sẽ thật tệ nếu như trong lá thư bị hoàn của bạn có một vài bức ảnh hay tài liệu quý.
Với hình thức gửi thư điện tử, điều này đã được xóa bỏ hoàn toàn. Việc thất lạc thư là không thể xảy ra. Trong trường hợp bạn gửi thư sai địa chỉ nhận, bạn hoàn toàn có thể gửi lại thư nhanh chóng, hiệu quả mà không sợ mất những thông tin đó.
8. Hoàn toàn miễn phí
Một lợi ích khác của thư điện tử mà bạn không nên bỏ qua chính là nó hoàn toàn miễn phí. Trong khi đó, việc gửi thư thông thường cũng mất phí cho tiền tem thư. Rõ ràng, gửi thư điện tử tiết kiệm hơn rất nhiều. Với những người cần gửi thư thường xuyên, với số lượng lớn, thư điện tử chính là giải pháp tuyệt vời nhất.
9. Có thể tạo ra địa chỉ thư mang đậm dấu ấn cá nhân
Với bất kỳ loại thư điện tử nào, bạn có thể tạo ra những hòm thư/hòm mail riêng. Lúc này, bạn sẽ đặt tên hòm thư theo đặc điểm, tên riêng của mình. Chẳng hạn:
Thông qua đó, bạn có thể thể hiện một phần cá nhân của mình. Như tên, năm sinh, nghề nghiệp, công việc,… Điều này khiến việc tạo dấu ấn riêng, tạo đặc điểm nhận diện thương hiệu cho từng cá nhân với email trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Đây chính là ưu điểm của thư điện tử mà thư truyền thống không thể có được.
Các câu hỏi thường gặp về thư điện tử
Lời kết
Trên đây, Vietnix đã cung cấp nhiều thông tin để bạn hiểu hơn công dụng của thư điện tử email là gì. Rõ ràng, hình thức này mang tới nhiều ưu điểm vượt trội khi so sánh với gửi thư thông thường. Hãy tận dụng nó thật tốt để mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, công việc của mình nhé.
