Trao đổi thông tin là gì

Đời Sống — 20/08/2022 · Comments off

7.4.1 YÊU CẦU CHUNG

XÁC ĐỊNH NHỮNG GÌ CẦN TRAO ĐỔI THÔNG TIN

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải xác định trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài liên quan đến HTQL ATTP, bao gồm: a) những vấn đề cần trao đổi thông tin; (7.4.1.a).

Điều này có nghĩa là gì?

Cụm từ trao đổi nói lên tính 2 chiều của thông tin, nghĩa là thông báo và nhận lại phản hồi. Trao đổi thông tin nghĩa là thông báo cho họ biết thông tin cần trao đổi và nhận lại các thông tin phản hồi từ người được thông báo. Hầu hết trong các doanh nghiệp thông tin trao đổi chỉ dừng lại ở thông báo mà chưa có cơ chế rõ ràng trong việc nhận lại các thông phản hồi này.

Các nguyên tắc chính của truyền thông rủi ro tốt bao gồm:

  • Cởi mở: Sự cởi mở đề cập đến cơ hội tham gia với tất cả các bên liên quan đến an toàn thực phẩm, bao gồm cả những người bị ảnh hưởng bởi rủi ro và những người có khả năng chịu trách nhiệm về nó. Đánh giá rủi ro, quản lý và truyền thông nên được thực hiện một cách cởi mở, bao gồm các cơ hội đối thoại với các bên liên quan tại các điểm thích hợp. Ví dụ, các bên liên quan có thể được mời gửi bằng chứng, tham gia vào một cuộc họp nơi các lựa chọn quản lý rủi ro được thảo luận và / hoặc để nhận xét về các thông điệp dự thảo trước khi chúng được hoàn thiện.
  • Minh bạch: bao hàm một tập hợp các chính sách, thực tiễn và thủ tục cho phép các bên liên quan và công chúng quan tâm hiểu cách các quyết định về đánh giá rủi ro, quản lý và truyền thông đã được đưa ra. Điều này có nghĩa là thông tin về các quyết định được đưa ra và tài liệu về quá trình ra quyết định, nên được cung cấp cho các bên liên quan và công chúng. Ví dụ, báo cáo nghiên cứu và biên bản các cuộc họp có thể được công bố trên các trang web hoặc được cung cấp theo yêu cầu.
  • Kịp thời: là điều cần thiết để bảo vệ sức khỏe cộng đồng, góp phần xây dựng và duy trì niềm tin, và có thể ngăn chặn sự phát triển của tin đồn và thông tin sai lệch. Giao tiếp sớm cũng rất quan trọng để ngăn chặn sự gián đoạn thương mại nông sản và hậu quả kinh tế tiêu cực, có thể xuất phát từ những tin đồn và thông tin sai lệch. Nhiều cuộc tranh cãi trở nên tập trung vào câu hỏi “Tại sao bạn không nói với chúng tôi sớm hơn?”. Ngay cả khi có ít thông tin để cung cấp, bạn nên thông báo về cách các cơ quan chức năng đang điều tra sự kiện và khi nào sẽ có thêm thông tin.
  • Đáp ứng: là mức độ mà những người chịu trách nhiệm về an toàn thực phẩm giải quyết nhu cầu truyền thông rủi ro và mong đợi của khán giả mục tiêu trong các hoạt động truyền thông của họ. Ví dụ, mọi người có thể không tin tưởng các thông điệp rủi ro nếu họ không giải quyết mối quan tâm và nhận thức của họ mà chỉ chứa thông tin kỹ thuật về đánh giá rủi ro. Do đó, đối với truyền thông rủi ro đáp ứng, điều quan trọng là phải hiểu đối tượng mục tiêu Nhu cầu thông tin và kỳ vọng truyền thông và giải quyết những điều này trong các hoạt động truyền thông.

Một số điều khoản liên quan đến trao đổi thông tin theo yêu cầu của tiêu chuẩn như:

  • Trao Đổi thông tin về chính sách ATTP (ĐK 5.2);
  • Trao Đổi thông tin về vai trò trách nhiệm (ĐK 5.3);
  • Trao Đổi thông tin về Mục tiêu an toàn (ĐK 6.2.1);
  • Trao Đổi thông tin Bên ngoài (ĐK 7.4.2);
  • Trao Đổi thông tin nội bộ (ĐK 7.4.3);
  • Trao Đổi thông tin về tình huống khẩn cấp (ĐK 8.4.2) -> Nội bộ & bên ngoài;
  • Trao Đổi thông tin về Kết quả thẩm tra (ĐK 8.8.1)

Ngoài ra, những vấn đề cần trao đổi thông tin được thể hiện trong yêu cầu 7.4.2 và 7.4.3 của điều khoản này.

Cụm từ xác định nghĩa là bạn phải liệt kê tất cả các thông tin cần thiết liên quan đến FSMS, sau đó đánh giá xem những thông tin này cần cho ai, sau đó mới thiết lập danh sách các thông tin cần trao đổi.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn phải có danh sách các thông tin cần trao đổi, nơi nhận, địa chỉ người nhận (số điện thoại, email, địa chỉ – nếu ở bên ngoài), tần suất trao đổi thông tin, người có trách nhiệm trao đổi, cách thức trao đổi thông tin như thế nào.

Theo TCVN ISO 22004: 2015 quy định chung về trao đổi thông tin như sau:

  • Trao đổi thông tin đảm bảo việc chuyển thông tin đúng giữa các bên liên quan. Chính sách để trao đổi thông tin có hiệu lực cần được xây dựng, lập tài liệu, thực hiện và duy trì. Đào tạo nhân việc được chỉ định về kỹ năng trao đổi thông tin là một khía cạnh quan trọng của quá trình trao đổi thông tin.
  • TCVN ISO 22000 yêu cầu cả hệ thống trao đổi thông tin bên ngoài và nội bộ được xây dựng, thực hiện và duy trì như một phần của FSMS.
  • Trao đổi thông tin cần bao gồm cơ chế phản hồi thông tin, chu trình xem xét và có dự phòng để giải quyết những thay đổi một cách chủ động về môi trường tổ chức.
  • Quá trình trao đổi thông tin của tổ chức cần hoạt động nhiều chiều và cần được phù hợp với nhu cầu khác nhau của người tiếp nhận. Quá trình trao đổi thông tin cần nhấn mạnh các vấn đề:

+ đảm bảo trao đổi thông tin hai chiều có hiệu lực;

+ nâng cao tính trung thực và mức độ tin cậy;

+ sự tham gia của các bên liên quan vào quy trình, khi thích hợp;

+ điều chỉnh hoặc thay đổi chương trình trao đổi thông tin khi cần dựa trên các xem xét hệ thống.

XÁC ĐỊNH KHI NÀO TRAO ĐỔI THÔNG TIN

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải xác định trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài liên quan đến HTQL ATTP, bao gồm: b) khi nào trao đổi thông tin (7.4.1.b).

Điều này có nghĩa là gì?

Yêu cầu này có hai yêu cầu nhỏ, một là thời gian trao đổi thông tin và hai là tần suất trao đổi thông tin.

Tổ chức phải xác định thời gian thực hiện việc trao đổi thông tin, điều này là quan trọng bởi vì một số thông tin có thời gian hạn định (luật có ngày hiệu lực) và có một số thông tin sau khi trao đổi một thời gian thì ký ức về nội dung trao đổi của người được trao đổi sẽ mất đi.

Làm thế nào để chứng minh?

Việc quy định thời gian và tần suất trao đổi thông tin là tuỳ thuộc tổ chức, tuy nhiên khi xác định thời gian này bạn cần phải xác định rằng tầm quan trọng của thông tin cần trao đổi.

Bạn chỉ một tài liệu xác định thời gian và tần suất trao đổi cho các thông tin đã xác định ở mục 7.4.a là được.

XÁC ĐỊNH TRAO ĐỔI THÔNG TIN CHO AI

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải xác định trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài liên quan đến HTQL ATTP, bao gồm: c) Trao đổi thông tin cho ai (7.4.1.c).

Điều này có nghĩa là gì?

Đây là một yêu cầu về xác định người nhận thông tin, không phải bất cứ thông tin nào phải được truyền đạt cho tất cả. Do đó, sau khi xác định thông tin cần trao đổi thì tổ chức cần phải xác định thêm thông tin này cần trao đổi cho ai hay nói cách khác ai là người nhận thông tin này.

Một số đối tượng cần trao đổi thông tin như liệt kê mục 7.4.2 và 7.4.3, ngoài ra một số người cần nhận thông tin như:

  • Toàn thể người lao động;
  • Cấp quản lý;
  • Khách hàng;
  • Nhà cung cấp;
  • Chính quyền địa phương;
  • Chính quyền nơi tiêu thụ sản phẩm;
  • Các nhà thầu;
  • Các hiệp hội, …

Làm thế nào để chứng minh?

Cũng giống như điều khoản 7.4.b, tổ chứng cần có một tài liệu bao gồm các nội dung cần trao đổi và trao đổi cho ai là phù hợp.

XÁC ĐỊNH CÁCH THỨC TRAO ĐỔI THÔNG TIN

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải xác định trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài liên quan đến HTQL ATTP, bao gồm: d) cách thức trao đổi thông tin (7.4.1.d).

Điều này có nghĩa là gì?

Đây là yêu cầu liên quan đến hình thức trao đổi thông tin, tổ chức phải xác định mỗi loại thông tin có một cách thức trao đổi phù hợp. Cách thức này có thể bao gồm:

  • Hiển thị bản thông báo;
  • Phát file giấy;
  • Gửi email, đăng internet;
  • Họp, hội nghị;
  • Sử dụng loa, gọi điện;
  • Hiển thị màn hình cảm ứng;
  • Huấn luyện, đào tạo;
  • Phát tờ rơi, sử dụng video…

Một điều lưu ý rằng, sau khi xác định cách thức trao đổi thông tin thì tổ chức phải đảm bảo rằng cách thức đó hiệu lực và hiệu quả. Đồng thời luôn sử dụng được bất cứ lúc nào, nhất là trường hợp thông tin liên quan đến tình huống khẩn cấp. Trong trường hợp nếu bạn được đánh giá bên thứ 2 hoặc bên thứ 3, nếu bạn chọn phương thức trao đổi thông tin là điện thoại, thì đánh giá viên có thể kiểm tra sự sẵn sàng của cách thức trao đổi thông tin bằng cách gọi vào số điện thoại mà bạn chọn trao đổi thông tin, nếu điện thoại không liên hệ được thì đồng nghĩa là cách thức trao đổi thông tin không hiệu lực và đánh giá viên có thể đưa ra 1 điểm không phù hợp cho việc trao đổi thông tin. Trong trường hợp khác, bạn chọ trao đổi thông tin bằng hệ thống loa, thì hãy đảm bảo rằng nó luôn hoạt động.

Làm thế nào để chứng minh?

Tổ chức cần có một tài liệu xác định các nội dung cần trao đổi, sau đó xác định hình thức trao đổi thông tin cho từng học viên. Ví dụ như: chính sách chất lượng trao đổi bằng hình thức dán thông tin và họp giải thích ý nghĩa.

XÁC ĐỊNH NGƯỜI THỰC HIỆN TRAO ĐỔI THÔNG TIN

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải xác định trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài liên quan đến HTQL ATTP, bao gồm: e) người thực hiện trao đổi thông tin (7.4.1.e).

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn yêu cầu xác định người chịu trách nhiệm trao đổi thông tin.

Làm thế nào để chứng minh?

Một bản quy định về trách nhiệm của người trao đổi thông tin là phù hợp đáp ứng yêu cầu này của tiêu chuẩn.

Trong tất cả các yêu cầu của mục 7.4 này, tổ chức chỉ cần xây dựng một tài liệu như ví dụ bảng dưới cho tất cả các thông tin cần trao đổi có thể là đủ để đáp ứng yêu cầu này.

ĐẢM BẢO TẤT CẢ NGƯỜI ẢNH HƯỞNG ĐẾN FSMS PHẢI HIỂU ĐƯỢC VAI TRÒ TRAO ĐỔI THÔNG TIN

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải đảm bảo rằng tất cả những người có hoạt động ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm đều phải hiểu được yêu cầu trao đổi thông tin có hiệu lực (7.4.1).

Điều này có nghĩa là gì?

Các kênh trao đổi thông tin hiệu quả là rất quan trọng đối với một FSMS, vì chúng tạo ra tính minh bạch trong tổ chức và cho phép luồng dữ liệu, thông tin và kiến ​​thức được trao đổi đầy đủ, kịp thời và chính xác. Hiệu quả của các kênh trao đổi thông tin được đo lường như sau:

  • Xác minh rằng tất cả các thông tin cần thiết được xác định;
  • Xác minh rằng dữ liệu và thông tin và kiến ​​thức phù hợp hoặc chính xác được trao đổi;
  • Xác minh rằng dữ liệu và thông tin và kiến ​​thức được trao đổi đến nơi chỉ định vào đúng thời điểm.

Để đạt được hiệu quả, bạn nên trao đổi những điều sau đây liên quan đến các kênh trao đổi thông tin:

  • Khuyến khích: Các kênh phải được khuyến khích phát triển và hoạt động ở tất cả các cấp tổ chức.
  • Rõ ràng và dễ hiểu: Mỗi ví trí phải biết được vai trò và trách nhiệm của mình; bằng cách nào, khi nào, và những gì.
  • Tính hai chiều: Nếu thông tin phải truyền theo cả hai cách (chuyển tiếp và nhận lại từ người gửi đến người nhận và ngược lại), kênh phải cho phép thông tin đó.
  • Thích ứng với các yêu cầu ngôn ngữ: Nếu nhân viên của tổ chức nói nhiều hơn một ngôn ngữ, kênh giao tiếp phải hỗ trợ ngôn ngữ đó.

Trong thực tế, bạn có thể bao gồm tất cả điều này trong chương trình đào tạo và trình độ.

Trong yêu cầu này, tiêu chuẩn nói rằng, để quá trình trao đổi thông tin cáo hiệu lực thì điều quan trọng là người lao động phải hiểu được tầm quan trọng của việc trao đổi thông tin, nếu họ không hiểu thì họ không tuân thủ một cách tự nguyện. Đây là một điều cực kỳ quan động, nếu quá trình trao đổi thông tin không hiệu lực thì thông tin cần trao đổi bị tắc nghẽn, điều này ngăn cản tính hiệu lực của FSMS.

Ví dụ: Một nhân viên phát hiện một mối nguy mất an toàn về thực phẩm, nếu họ không hiểu rằng phải báo cáo ngay việc này lên người có trách nhiệm thì mối nguy đó sẽ có thể tiếp cận đến người tiêu dùng, điều này có thể dẫn đến mất an toàn thực phẩm. Một số trường hợp công ty muốn che đậy một sự cố mất an toàn mà chúng có thể gây ảnh hưởng đến thương hiệu và uy tính công ty, họ không thông báo cho khách hàng về sự cố mất an toàn này mà xử lý, nếu sản phẩm đã ra thị trường và tiếp xúc người dùng cuối thì việc không thông báo sự cố này là một sự không phù hợp Nặng nếu được phát hiện.

Tính hiệu lực của trao đổi thông tin có thể tóm gọn như sau:

  • Trao đổi đúng người chịu trách nhiệm;
  • Trao đổi kịp thời: ngay khi phát hiện/phát sinh;
  • Trao đổi đúng nội dung và mức độ;
  • Trao đổi đúng thực trạng và trung thực.

Làm thế nào để chứng minh?

Để làm được việc này, bạn phải đào tạo cho tất cả nhân viên về tầm quan trọng trong việc trao đổi thông tin, nếu việc trao đổi thông tin chậm hoặc không trao đổi thông tin thì sẽ gây ra hệ quả gì.

Khi đánh giá hệ thống quản lý, đánh giá viên có thể phỏng vấn bất kỳ ai liên quan đến FSMS, nếu họ không hiểu rõ những thông tin nào mà họ cần trao đổi, trao đổi cho ai, và nếu không trao đổi kịp thời thì sẽ dẫn đến hậu quả gì thì đánh giá viên có thể đưa ra một điểm không phù hợp về vất đề này.

Bạn lưu lại bằng chứng đào tạo, và định kỳ phỏng vấn lại nhân viên xem chúng có phù hợp không?

Bảng Danh sách các thông tin cần trao đổi

Người nhận

Thông tin

Thời gian/tần suất

Hình thức trao đổi

Người đảm trách

Khách hàng

Cam kết về sản phẩm dịch vụ, họp đồng

Khi có khách hàng mới

Email: [email protected]

/Điện thoại: 0909090909

Phòng Sale

Chính sách FSMS

Tháng 01 hàng năm

Tình huống khẩn cấp

Khi có sự cố mất an toàn

Quy trình giải quyết khiếu nại, trả hàng

Khi có khách hàng mới hoặc thay đổi quy trình

Khảo sát thoả mãn khách hàng

Tháng 12 hàng năm

Nhà cung cấp

(NCC)

Chính sách FSMS

Tháng 01 hàng năm

Email

Phòng mua hàng

Yêu cầu chất lượng nhà cung cấp

Khi có NCC mới

Email

Họp đồng

Khi có NCC mới hoặc hết họp đồng

Email/file giấy

Yêu cầu hành động khắc phục (SCAR)

Khi phát hiện không phù hợp từ NCC

Email

Phòng QA

Toàn thể công nhân viên

Chính sách FSMS

Tháng 01 hàng năm hoặc sau khi thay đổi hoặc có công nhân viên mới

Họp giải thích

Trưởng ban ISO

Mục tiêu FSMS

Rủi ro/cơ hội

Yêu cầu khách hàng

Chậm nhất 10 ngày sau khi áp dụng

Họp giải thích

Phòng QA

Trách nhiệm và quyền hạn

Khi có sự bổ nhiệm mới hoặc thay đổi nhân sự

Email/thông báo

Trưởng phòng

Yêu cầu luật định liên quan

Khi phát sinh/sửa đổi luật

Đào tạo