Trong thời đại số, làm việc từ xa nói chung và các công việc liên quan đến nhập liệu nói riêng đang trở nên “hot” hơn bao giờ hết. Thoạt nghe qua, bạn sẽ mường tượng công việc này rất đơn giản và nhàm chán – chỉ cần sao chép các dữ liệu từ giấy sang các tập tin dữ liệu.

Tuy nhiên, công việc nhập liệu không hề đơn giản như thế. Vậy, nhập liệu là gì và nhân viên nhập liệu là làm gì? Cùng Glints tìm hiểu tất tần tật về công việc nhập liệu tại nhà nhé!

Nhân viên nhập liệu là làm gì?

Nhân viên nhập liệu, hay với tên gọi trong ngành là Kế toán nhập liệu, là những người được đào tạo bài bản để nhập đầu vào, quản lý và lưu trữ các dữ liệu trong nhiều mảng khác nhau (Digital Marketing, Mobile App, Customer Service,…) tại các công ty, doanh nghiệp.

Không hề đơn giản và nhàm chán, ngược lại một nhân viên nhập liệu đòi hỏi bạn phải có nghiệp vụ chuyên môn cũng như những kỹ năng liên quan để có thể thực hiện tốt công việc này.

Đặc biệt, vị trí này đòi hỏi bạn phải là người có tổ chức và có mức độ tập trung cực kỳ cao. Một thông tin sai trên kho dữ liệu sẽ kéo theo rất nhiều phiền toái sau này.

Công việc nhập liệu là gì?

Công việc của nhân viên nhập liệu đòi hỏi nghiệp vụ chuyên môn cũng như các kỹ năng khác. Vậy những đầu việc cụ thể của công việc nhập liệu là gì và quy trình thực hiện ra sao? Cùng nhau tìm hiểu nhé!

Các bước chính trong nhập liệu

Bước 1: Nhập dữ liệu liên quan

Sau khi nhận được hàng loạt các dữ liệu trên giấy từ những báo cáo dữ liệu và số liệu tương ứng, các nhân viên nhập liệu sẽ dựa trên tài liệu nguồn ấy để nhập dữ liệu và cơ sở dữ liệu máy tính, tệp và biểu mẫu theo quy định.

Các dữ liệu cho sẵn đôi khi không được trình bày mạch lạc và rõ ràng. Nếu cứ nhập theo cách truyền thống trên những dữ liệu rối rắm thì công việc nhập liệu sẽ trở nên khó khăn hơn rất nhiều.

Chính vì thế, các nhân viên nhập liệu đôi lúc phải kết hợp và tái cấu trúc các dữ liệu từ các tài liệu nguồn để đảm bảo các thông tin được nhập vào đúng với yêu cầu được đề ra.

Bước 2: Chuyển giao công việc cho nhân viên tiếp theo

Sau khi nhập liệu ở bước đầu đã hoàn tất, các dữ liệu sẽ tiếp tục được bàn giao cho nhân viên nhập liệu thứ 2. Ở bước này, các nhân viên nhập liệu sẽ tiếp tục phân nhánh các tập dữ liệu theo cấu trúc child-parent một cách chính xác và có hệ thống.

Giai đoạn nhập liệu này đòi hỏi khả năng phân tích và tổ chức, sắp xếp, cấu trúc hóa các thông tin nhận được. Họ cũng sẽ là người rà soát các lỗi từ thông tin dữ liệu ban đầu để tiếp tục phân bổ các dữ liệu theo cấu trúc child-parent.

Bước 3: So sánh các sai số

Bước cuối cùng của quá trình nhập liệu sẽ được đảm nhiệm bởi nhân viên nhập liệu thứ ba. Ở khâu này, họ có nhiệm vụ đối chiếu các sai số từ hai quá trình nhập liệu trước đó. Nếu như không có sai sót gì, công việc của nhân viên nhập liệu đã hoàn thành và có thể tiến sang một dự án nhập liệu khác.

Ngoài ra, nhân viên nhập liệu ở bước 3 còn phải xác minh dữ liệu và chỉnh sửa dữ liệu khi cần thiết. Các thông tin dữ liệu được nhập vào sẽ ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến quá trình sale của doanh nghiệp.

Thế nên nếu không có sự xác minh kỹ càng thì sẽ dễ ảnh hưởng đến các bước tiếp đến.

Các hình thức nhập liệu

Có thể nói, công việc của một nhân viên nhập liệu khá đa dạng ở nơi làm việc. Dưới đây là ba hình thức nhập liệu phổ biến nhất:

• Nhân viên nhập liệu tại nhà: Bạn hoàn toàn có thể nhập dữ liệu tại nhà của mình. Bạn chỉ cần một chiếc laptop, mạng Internet ổn định để có thể làm việc và được giám sát bởi doanh nghiệp từ xa.
• Nhân viên nhập liệu tại công ty: Có thể nói, đây là hình thức nhập liệu không mấy phổ biến. Thế nhưng nếu bạn xác định đây là công việc chính thức và muốn gắn bó với nó lâu dài để có thể tiến xa hơn trong sự nghiệp, thì nhập liệu tại công ty là một ý hay!
• Kết hợp online lẫn offline: Đây là hình thức nhập liệu cực kỳ linh hoạt, phù hợp với những bạn sinh viên vừa muốn có thêm kinh nghiệm tại công ty, vừa có thời gian để học tập và làm việc khác.

Kỹ năng cần có của nhân viên nhập liệu

Nhân viên nhập liệu không chỉ dừng lại ở việc nhập liệu một cách máy móc, mà đòi hỏi các kỹ năng nhất định để phù hợp với công việc này:

Kỹ năng tổ chức

Công việc của nhân viên nhập liệu bao hàm việc nhập liệu, rà soát lỗi sai, phân bổ dữ liệu theo cấu trúc child-parent; và cập nhật, xác minh và chỉnh sửa dữ liệu.

Chính vì lẽ đó, họ sẽ phải là người có kỹ năng tổ chức cao để có thể sắp xếp từng bước trong quy trình một cách mượt mà nhất.

Kỹ năng máy tính

Ngay từ cái tên, bạn đã biết chắc chắn rằng công việc này đòi hỏi bạn phải làm việc với các công cụ xử lý văn bản và bảng tính MS Office Excel, Word,…

Chính vì thế, bạn cần có những kỹ năng máy tính nhất định để việc nhập liệu diễn ra trơn tru và dễ dàng hơn.

Kỹ năng giao tiếp

Không chỉ làm việc với máy móc, nhân viên nhập liệu đòi hỏi cả kỹ năng giao tiếp để trao đổi các thông tin với khách hàng. Từ những thông tin nhận được ấy, bạn mới có thể cập nhật và chỉnh sửa thông tin một cách hợp lý.

Đọc thêm: Cách Giao Tiếp Hiện Tại Của Bạn Đã Hiệu Quả Chưa?

Khả năng tập trung cao độ

Công việc nhập liệu sẽ bao hàm rất nhiều thông tin, dữ liệu, con số khác nhau. Bên cạnh đó, công việc lặp lại liên tục sẽ đòi hỏi các nhân viên nhập liệu có khả năng tập trung cực kỳ cao độ.

Tỉ mỉ, chi tiết

Dữ liệu của một doanh nghiệp không nhỏ, đôi khi các tệp dữ liệu lên đến hàng trăm, hàng nghìn thông tin khác nhau. Để nhập liệu một cách chính xác và rõ ràng, nhân viên nhập liệu cần sở hữu tính tỉ mỉ và chi tiết trong từng hành động của mình.

Cơ hội việc làm tại Glints

Không cần tìm kiếm xa xôi, Glints đã tổng hợp những công việc nhập liệu tại nhà lẫn offline để các bạn có thể thử sức với vị trí này.

Bạn có thể tìm hiểu thông tin tại đây để mở ra cơ hội cho mình trong tương lai:

Tác Giả