Chữ ký điện tử là gì? Chữ ký số và chữ ký điện tử có khác nhau không? Những điều doanh nghiệp PHẢI BIẾT về chữ ký điện tử để tránh nhầm lẫn với chữ ký số.

Đồng thời, chữ ký điện tử mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp và cá nhân? Sử dụng chữ ký điện tử trong các trường hợp nào? Cách đăng ký chữ ký điện tử online đơn giản. Xem chi tiết ngay dưới đây.

Chữ ký điện tử là gì?

1. Định nghĩa chữ ký điện tử

Định nghĩa về chữ ký điện tử (Electronic Signature) theo quy định của pháp luật:

“Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.”

(Theo quy định tại khoản 1, Điều 21, Luật Giao dịch điện tử năm 2005)

Như vậy, hiểu theo một cách đơn giản hơn:

Chữ ký điện tử là một dạng thông tin được gắn kèm theo dữ liệu (có thể là chữ, ký hiệu, âm thanh, hình ảnh hoặc một hình thức khác bằng phương tiện điện tử), được sử dụng để xác nhận người ký dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung dữ liệu được ký.

Chữ ký điện tử được sử dụng trong các giao dịch điện tử. Xuất phát từ thực tế, chữ ký điện tử cũng cần đảm bảo các chức năng như xác định được người chủ của một dữ liệu nào đó (văn bản, ảnh, video,…) và xác định xem dữ liệu đó có bị thay đổi sau khi ký hay không.

2. Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý không?

Có thể thấy, trên môi trường internet, bất kì dạng thông tin nào được sử dụng để nhận biết một con người đều được coi là chữ ký điện tử và chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử. Vậy chữ ký điện tử có giá trị pháp lý không?

Giá trị pháp lý chữ ký điện tử bao gồm chữ ký và con dấu. Tuy nhiên, ứng với mỗi vai trò sẽ có những yếu tố cần đảm bảo tiêu chuẩn.

Theo nội dung quy định tại Điều 24 của Luật Giao dịch điện tử 2005, chữ ký điện tử sẽ có giá trị pháp lý khi thỏa mãn các điều kiện sau:

1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản/hợp đồng cần có chữ ký, thì chữ ký điện tử có giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung văn bản/hợp đồng
• Phương pháp tạo chữ ký đủ tin cậy, phù hợp với mục đích của văn bản/hợp đồng và không vi phạm các điều cấm của pháp luật.

2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản/hợp đồng cần được đóng dấu của cơ quan/tổ chức, thì chữ ký điện tử của cơ quan/tổ chức đó có giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký điện tử (dưới đây) và chữ ký điện tử đó có chứng thực.

✅Văn bản cần đảm bảo giá trị pháp lý Chữ ký điện tử cần đảm bảo:

• Xác minh được người ký và sự đồng ý của người ký với nội dung như trên văn bản.
• Chữ ký điện tử tử phải đảm bảo an toàn, không thể giả mạo.

✅Văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức Chữ ký điện tử cần đảm bảo:

• Tại thời điểm ký, dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký.
• Trong bối cảnh sử dụng dữ liệu đó, dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn với duy người ký.
• Thay đổi của chữ ký điện tử cần được phát hiện sau thời điểm ký.
• Thay đổi với nội dung thông điệp dữ liệu đều có thể bị phát hiện sau thời điểm ký.

Như vậy, chữ ký điện tử được đảm bảo về giá trị pháp lý khi sử dụng trong các giao dịch điện tử. Điều này đã góp phần thúc đẩy các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức trong việc sử dụng chữ ký điện tử ngày một rộng rãi hơn nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của xã hội và hội nhập mô hình chuyển đổi số toàn cầu.

3. Lợi ích của chữ ký điện tử là gì?

Sử dụng chữ ký điện tử giúp các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân tối ưu hóa các thủ tục và quy trình giao dịch trực tuyến; mang đến nhiều lợi ích thiết thực như:

✅Rút ngắn thời gian ⭐Các hoạt động giao dịch, ký kết được rút ngắn thời gian và hiệu quả. ✅An toàn – bảo mật danh tính cao ⭐Cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức được bảo mật an toàn hơn việc ký kết bằng tay. Không thể giả mạo chữ ký điện tử. ✅Đa dạng và linh hoạt cách thức ⭐Bạn có thể ký kết tại bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào. Ngay cả trên máy tính hoặc điện thoại di động,… bằng chữ ký số từ xa. ✅Rút gọn quy trình chứng nhận giấy tờ ⭐Giúp quy trình lập – chuyển – nhận giấy tờ/ tài liệu/ hồ sơ cho khách hàng, đối tác, cơ quan nhanh chóng và hiệu quả tốt nhất. ✅Quy trình nộp thuế đơn giản ⭐Các doanh nghiệp có thể kê khai, nộp thuế online dễ dàng mà không cần phải in các giấy tờ phức tạp hay cần phải đón dấu.

>> Tham khảo: Bảng giá chữ ký số MISA eSign

4. Cách tạo chữ ký điện tử online

Từ những thông tin trên, bạn đã hiểu rõ chữ ký điện tử là gì, giá trị pháp lý của chữ ký điện tử trong các trường hợp và lợi ích khi sử dụng chữ ký điện tử. Tuy nhiên, rất nhiều người muốn biết cách tạo chữ ký điện tử online ngay trên điện thoại và máy tính.

• Xem chi tiết: Cách tạo chữ ký điện tử MIỄN PHÍ trên file Word.

Bạn hoàn toàn có thể tạo cho mình một chữ ký điện tử online. Tuy nhiên, để chữ ký có giá trị pháp lý trong một số trường hợp, thì bạn cần nắm rõ các quy định. Quy định khi tạo và sử dụng chữ ký số điện tử mà bạn cần phải biết.

• Xem chi tiết: Quy định và Giá trị pháp lý chữ ký điện tử và chữ ký số CẦN PHẢI BIẾT!

Phân biệt “Chữ ký điện tử” và “Chữ ký số”

Để giúp bạn hiểu rõ hơn về chữ ký điện tử là gì, cũng như phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số. Bảng dưới đây sẽ phân tích rõ các chi tiết mà bạn cần biết.

Yếu tố so sánh ?Chữ ký điện tử ?Chữ ký số ✅ Tính chất ?Có thể là bất kỳ biểu tượng, hình ảnh, quy trình nào được đính kèm với tin nhắn hoặc tài liệu biểu thị danh tính của người ký và hành động đồng ý với nó. ?Có thể được hình dung như một “dấu vân tay” điện tử, được mã hóa và xác định danh tính người thực sự ký nó. ✅ Tiêu chuẩn ?Không phụ thuộc vào các tiêu chuẩn, không sử dụng mã hóa. ?Xác minh danh tính người ký thông qua email, mã PIN điện thoại… ✅ Tính năng ?Xác minh một tài liệu ?Bảo mật một tài liệu ✅ Cơ chế xác thực ?Xác minh danh tính người ký thông qua email, mã PIN điện thoại… ?ID kỹ thuật số dựa trên chứng chỉ ✅ Xác nhận ?Không có quá trình xác nhận cụ thể. ?Được thực hiện bởi các cơ quan chứng nhận tin cậy hoặc nhà cung cấp dịch vụ ủy thác. ✅ Bảo mật ?Dễ bị giả mạo. ?Khó có thể được sao chép, giả mạo hoặc thay đổi ✅ Phần mềm độc quyền ?Có thể được xác nhận bởi bất cứ ai mà không cần phần mềm xác minh độc quyền ?Trong nhiều trường hợp, chữ ký điện tử không được ràng buộc về mặt pháp lý và sẽ yêu cầu phần mềm độc quyền để xác nhận chữ ký điện tử.

Như vậy, thông qua sự so sánh phía trên ta có thể nhận thấy rằng hai khái niệm chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử.

“Chữ ký số” là một dạng của “Chữ ký điện tử”

Chữ ký điện tử và chữ ký số ngày nay đang được sử dụng phổ biến trong tất cả các giao dịch điển tử và lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp là vô cùng lớn. Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử. Hiểu về căn bản, chữ ký số cũng giống như chữ viết tay vậy được sử dụng để cam kết và điều đó không thể rút lại được. Tuy nhiên, chữ ký số không sẽ không phải sử dụng giấy mực, nó gắn đặc điểm nhận dạng của người ký vào bản cam kết.

Chữ ký số đóng vai trò như chữ ký đối với cá nhân hay con dấu đối với doanh nghiệp và được thừa nhận về mặt pháp lý.

Mỗi tài khoản sử dụng đều có một cặp khóa bao gồm: Khóa Công khai và Khóa Bảo mật. Khóa Công khai dùng để thẩm định Chữ ký số, xác thực người dùng của Chữ ký số. Khóa Bảo mật dùng để tạo Chữ ký số.

Đối tượng sử dụng Cách sử dụng Người ký Thuê bao sử dụng đúng khóa bí mật của mình để ký số vào một thông điệp dữ liệu muốn gửi đi dưới tên của mình. Người nhận Một tổ chức, cá nhân được nhận thông điệp dữ liệu truyền đến đã đươc ký bởi người ký, người nhận sử dụng các chứng thư số của người ký đó để kiếm tra chữ ký số trong thông điệp dữ liệu nhận được sau đó sẽ tiến hành các giao dịch có liên quan.

Chữ ký điện tử và chữ ký số là 2 khái niệm dễ bị nhầm lẫn. Để hiểu rõ về sự khác nhau giữa chữ ký điện tử và chữ ký số, mời bạn xem thêm khái niệm chữ ký điện tử là gì dưới đây.

>> Xem thêm: Chữ ký số là gì? Những điều doanh nghiệp PHẢI BIẾT

Ứng dụng của chữ ký số điện tử

Trước khi biết cách sử dụng như thế nào, thì các bạn cần phải biết các loại chữ ký số điện tử hiện nay là:

✅Chữ ký số cho doanh nghiệp/ tổ chức: ⭐Là con dấu của doanh nghiệp hoặc người đại diện trước pháp luật của tổ chức. ✅Chữ ký số cho cá nhân trong doanh nghiệp: ⭐Là chữ ký số của cá nhân trong doanh nghiệp, có ghi rõ chức danh của cá nhân đó. ✅Chữ ký số cá nhân: ⭐Là chữ ký số của một cá nhân riêng biệt, và chỉ hiện tên của cá nhân đó khi ký số.

Dưới đây là các trường hợp ứng dụng chữ ký số điện tử:

1. Doanh nghiệp

STT Nghiệp vụ Loại chữ ký số sử dụng 1 Đăng ký doanh nghiệp Tổ chức, cá nhân 2 Hóa đơn điện tử Tổ chức 3 Kê khai, nộp thuế Tổ chức 4 Bảo hiểm xã hội Tổ chức 5 Hải quan Tổ chức 6 Chứng từ trong giao dịch nội bộ như: thanh toán tạm ứng, báo cáo quản trị, phiếu thu, phiếu chi. Tổ chức, cá nhân trong tổ chức, cá nhân 7 Hợp đồng kinh tế Tổ chức, cá nhân trong tổ chức, cá nhân 8 Hợp đồng lao động Tổ chức, cá nhân trong tổ chức, cá nhân

2. Đơn vị Hành chính nhân sự

STT Nghiệp vụ Loại chữ ký số sử dụng 1 Hóa đơn điện tử/ Biên lai điện tử Tổ chức 2 Kê khai, nộp thế Tổ chức 3 Bảo hiểm xã hội Tổ chức 4 Hải quan Tổ chức 5 Tổ chức 6 Cá nhân trong tổ chức, cá nhân 7 Tổ chức, cá nhân trong tổ chức, cá nhân 8 Hợp đồng kinh tế Tổ chức, cá nhân trong tổ chức, cá nhân 9 Hợp đồng lao động Tổ chức, cá nhân trong tổ chức, cá nhân

3. Cá nhân

STT Nghiệp vụ Loại chữ ký số sử dụng 1 Cá nhân 2 Cá nhân 3 Chứng khoán điện tử Cá nhân 4 Hợp đồng kinh tế Cá nhân 5 Cá nhân

Trên đây là ứng dụng chữ ký số trong các trường hợp, xem ngay cách sử dụng chữ ký số để hiểu hơn về các nghịệp vụ chữ ký số.

Một số quy định của pháp luật về chữ ký điện tử

Điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký điện tử

Theo nội dung tại Điều 22, Luật Giao dịch điện tử năm 2005, điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký điện tử được quy định:

Chữ ký điện tử được xem là an toàn khi được kiểm chứng bằng quy trình kiểm tra giao dịch do các bên tham gia giao dịch thỏa thuận, đồng thời phải đáp ứng được các điều kiện sau:

• Dữ liệu tạo ra chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh được sử dụng
• Dữ liệu tạo ra chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký ngay tại thời điểm ký
• Thay đổi chữ ký điện tử sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện
• Thay đổi nội dung thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện
• Chữ ký điện tử được chứng thực bởi tổ chức/đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử được xem là đảm bảo tất cả các điều kiện an toàn trên.

Nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử

Tại Điều 23 của Luật Giao dịch điện tử năm 2005 có nêu một số nội dung về nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử trên các văn bản/hợp đồng điện tử như sau:

– Các bên tham gia giao dịch điện tử có quyền thỏa thuận:

• Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử để ký trong quá trình giao dịch
• Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực
• Trong trường hợp 2 bên thỏa thuận sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực, cần lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử

– Chữ ký điện tử của cơ quan nhà nước phải được chứng thực bởi tổ chức/đơn vụ cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.

Như vậy theo nội dung kể trên, chúng ta có thể căn cứ để trả lời cho câu hỏi Có bắt buộc sử dụng chữ ký điện tử hay không? như sau: Các bên khi tham gia giao dịch điện tử được phép thỏa thuận về việc có sử dụng chữ ký điện tử hay không. Trong trường hợp các bên không sử dụng chữ ký điện tử vẫn có quyền thực hiện giao dịch điện tử mà không cần ký điện tử.

Đăng ký chữ ký số điện tử có giá trị pháp lý

Phần mềm chữ ký số MISA eSign đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ ký kết văn bản/ hợp đồng/ giao dịch điện tử trên mọi thể thức văn bản word, excel, pdf,… MISA eSign tích hợp sẵn với phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán, nhân sự, bán hàng, hóa đơn điện tử, BHXH, kê khai thuế,… giúp điện tử hóa mọi công việc hành chính, văn thư lưu trữ giấy tờ từ đó giúp đơn vị tăng năng suất tiết kiệm chi phí.

Sẵn sàng tích hợp với các hệ thống khác giúp khách hàng ký và phát hành hóa đơn điện tử, kê khai thuế, BHXH, hải quan,… chỉ bằng 01 thao tác đơn giản. Áp dụng theo tiêu chuẩn châu Âu eIDAS về bảo mật, quản lý con người theo tiêu chuẩn ISO 27000.

Khách hàng có nhu cầu tư vấn miễn phí về chữ ký số MISA eSign xin vui lòng liên hệ hotline 090 488 5833 hoặc đăng ký tại đây: